O sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

(E-SOCIAL) é fruto de uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social, Receita Federal do Brasil e Ministério da Previdência Social e do Trabalho e Emprego. Este sistema foi criado a fim de unificar o envio de informações dos empregados pelo empregador.

Atualmente, apenas o módulo do empregador doméstico está em operação, pois seu uso ainda é facultativo. Contudo, a partir de Janeiro de 2.014 será obrigatório para empresas e empregadores.

A nova sistemática permitirá que a empresa envie as informações cadastrais dos empregados em formato digital e substituindo as nove obrigações mensais e anuais – por exemplo, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

Dentre as vantagens prometidas, podemos destacar:

·         Única fonte de informações para o cumprimento das obrigações trabalhista, previdenciárias e tributárias nos diversos órgãos do governo;

·         Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do e-Social, possibilitando a automação na transmissão dos empregadores;

·         Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.

Por outro lado, as empresas terão de enviar o histórico dos empregados com informações que vão desde a admissão até a demissão, gerando no total 44 (quarenta e quatro) tipos de informações por empregado. Além deste elevado número de dados, existem outras questões que, terão que ser seguidas a risca pelas empresas:

·         Exames Médicos  E CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho)– todos os atestados médicos deverão ser lançados COMO EXAME ADMISSIONAL, DE ALTERAÇÃO DE FUNÇÃO, EXAME PERÍODICO, DE RETORNO AO TRABALHO PARA AFASTAMENTOS SUPERIORES A 30 DIAS, COMUNICAÇÃO DE DECISÃO DO INSS, COMUNICADOS DE PEDIDO DE RECONSIDERAÇÃO DE BENEFÍCIO AO INSS E MESMO PARA OS ATESTADOS QUE SEJA DE APENAS um DIA. Caso o documento seja entregue pelo empregado após o envio do arquivo da folha pela empresa, será necessário RETIFICAR;

·         Aviso de férias – é individual e deverão ser informados EXATAMENTE 30 (TRINTA) dias antes do início do benefício. O e-Social não trata do cancelamento de férias, impedindo nova programação no sistema; OU seja, as empresas não poderão mais emitir aviso e recibo de férias com datas retroativas.

·         Aviso Prévio Trabalhado – é individual e deverão ser informados EXATAMENTE 30 (TRINTA) dias antes do início do benefício.  As empresas não poderão mais emitir aviso prévio com datas retroativas, pois o sistema acusará a falha;

·         Registro dos Eventos Trabalhistas – o sistema prevê o envio diário de informações detalhadas desses acontecimentos, como “Alteração Cadastral ou “Atestado”“. A empresa terá de designar uma pessoa, somente para este tipo de serviço

·         O registro do empregado deverá ser feito em até 48 ( quarenta e oito ) horas, ou seja, funcionário que inicia em 01/10/2013 e a empresa somente enviam os dados em 30/10/2013 para a contabilidade, o sistema irá gerar AUTOMATICAMENTE multa por atraso no registro do funcionário, que poderá chegar a um salário por mês ou fração;

PENALIDADES

Atualmente está prevista multa para quem não se adequar ao sistema e DEIXAR DE TRANSMITIR O ARQUIVO SPED podendo chegar a R$ 5.000,00 por mês ou fração.

PROCEDIMENTOS

Com base nestas informações e já para trabalharmos em conformidade com a nova legislação, TODAS as empresas deverão já a partir de Outubro 2013, seguir os seguintes procedimentos referentes à admissão, solicitação de férias e ou rescisão de contrato, comunicados de acidente de trabalho e ou doença;

1.  PROCESSO ADMISSIONAL – DOCUMENTAÇÃO

1.1.   ATESTADO MÉDICO ADMISSIONAL – com data retroativa ao da admissão;

1.2.   CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL

1.3.   CPF TITULAR E DOS DEPENDENTES DE IRRF (quando for maior de 18 anos)

1.4.   RG

1.5.   TITULO DE ELEITOR

1.6.   CERTIDÃO DE CASAMENTO

1.7.   CERTIDÃO DE NASCIMENTO DOS FILHOS MENORES DE 14 ANOS

1.8.   CARTEIRA DE VACINAÇÃO PARA FILHOS MENORES cinco ANOS E COMPROVANTE DE ESCOLARIDADE PARA OS DEMAIS ENTRE seis E 14 ANOS

1.9.   RESERVISTA

                  1.10 COMPROVANTE DE RESIDENCIA COM CEP E ATUALIZADO

                  1.11. CARTÃO DO PIS

Sem qualquer um destes documentos, será IMPOSSIVEL o cadastro do funcionário no sistema.

             2.0. PRAZOS

2.1. Para o registro do(s) funcionário(s), deverá ser respeitado o limite de 48 (quarenta e oito) horas, conforme Art. 29 da CLT. Ou seja, funcionário admitido no dia 01, a empresa terá até o dia 02 para enviar a documentação para a contabilidade – COMPLETA- para que haja tempo necessário para informar os dados no sistema e-Social, sob pena de multa de um salário mínimo regional. Esta documentação poderá ser enviada via email ou portador, mas sempre dentro do prazo previsto, caso contrário à admissão será processada em até 48 horas da entrega ou envio da documentação para o escritório.

                2.2. SOLICITAÇÕES

2.1.1.     As solicitações de férias, rescisões e alterações contratuais, serão processadas mediante envio da solicitação via email ou telefone (com confirmação necessária por email posteriormente).

2.1.2.      Para solicitação de férias, será necessário que a solicitação seja efetuada com no mínimo de 30 ( trinta ) dias antes de o funcionário sair de férias. Ex.: funcionário sairá de férias dia 01/11, a solicitação e a emissão do aviso deverão  ser feitas no dia 02/10 impreterivelmente.

2.1.3.     Excluindo o aviso prévio indenizado, que a comunicação é feita de imediato, para o Aviso Prévio Trabalhado, a empresa deverá comunicar ao funcionário e consequentemente a contabilidade para a emissão do aviso no e-Social, com antecedência de 30 dias IMPRETERIVELMENTE,  não cabendo mais a modalidade do “Aviso Retroativo”, pois o sistema irá buscar no cadastro do funcionário se o aviso foi gerado a 30 ( trinta ) dias atrás.

Fonte: Astecon